Próg rentowności w praktyce – kiedy firma zaczyna zarabiać i jak poprawnie policzyć minimalną sprzedaż

Firma nie zaczyna zarabiać wtedy, gdy na konto wpływa pierwsza duża faktura. Zaczyna zarabiać dopiero wtedy, gdy marża wygenerowana na sprzedaży pokryje wszystkie koszty stałe przypadające na dany okres. To różnica, która w praktyce potrafi oddzielić rentowny biznes od firmy z wysokim obrotem i pustym rachunkiem.

Próg rentowności, czyli break-even point (BEP), odpowiada na konkretne pytanie: ile sztuk produktu, usług albo złotych sprzedaży trzeba osiągnąć, żeby wynik operacyjny wyniósł zero. Poniżej tego poziomu firma dokłada do działalności. Powyżej zaczyna generować zysk.

Samo wyliczenie nie jest skomplikowane. Problemem zwykle nie jest matematyka, tylko złe dane wejściowe: pomieszanie kosztów stałych ze zmiennymi, liczenie sprzedaży brutto z VAT, nieuwzględnienie prowizji albo założenie, że każda dodatkowa złotówka przychodu zostaje w firmie.

Jak policzyć próg rentowności i nie pomylić przychodu z marżą

Najprostszy model działa wtedy, gdy firma sprzedaje jeden produkt lub jedną powtarzalną usługę.

Potrzebne są trzy liczby:

• koszty stałe w danym okresie,

• cena sprzedaży netto jednej sztuki,

• koszt zmienny przypadający na jedną sprzedaną sztukę.

Podstawowy wzór wygląda tak:

próg rentowności w sztukach = koszty stałe / marża pokrycia na jednej sztuce

Marża pokrycia nie jest tym samym co marża handlowa liczona procentowo od ceny. W tym obliczeniu interesuje nas kwota, która po sprzedaży jednej sztuki pozostaje na pokrycie kosztów stałych.

Marża pokrycia jednostkowa = cena sprzedaży netto – jednostkowy koszt zmienny

Załóżmy, że firma sprzedaje produkt za 200 zł netto. Koszt zakupu produktu, opakowania, prowizji marketplace’u i płatności wynosi razem 120 zł na sztukę.

Marża pokrycia wynosi:

200 zł – 120 zł = 80 zł

Jeżeli miesięczne koszty stałe przedsiębiorstwa wynoszą 24 000 zł, próg rentowności to:

24 000 zł / 80 zł = 300 sztuk

Przy sprzedaży 300 produktów firma znajduje się dokładnie na poziomie operacyjnego zera. Przy 301. sztuce pojawia się pierwsze 80 zł wyniku ponad koszty przy założeniu, że struktura kosztów się nie zmienia.

Warto przeliczyć również próg wartościowo:

300 × 200 zł = 60 000 zł sprzedaży netto

Firma musi więc osiągnąć około 60 tys. zł miesięcznego przychodu netto, żeby pokryć przyjęte koszty.

To właśnie tutaj często pojawia się pierwszy poważny błąd. Przedsiębiorca patrzy na obrót, a nie na marżę pokrycia. Jeżeli firma osiąga 50 tys. zł przychodu, ale 70% tej kwoty pochłaniają koszty bezpośrednio związane ze sprzedażą, do finansowania biura, wynagrodzeń czy leasingów zostaje tylko 15 tys. zł.

Drugim błędem jest używanie cen brutto z VAT w firmie będącej czynnym podatnikiem VAT. VAT należny co do zasady nie jest przychodem firmy. Jeżeli klient płaci 246 zł brutto za produkt objęty stawką 23%, punktem wyjścia do analizy jest 200 zł netto, a nie 246 zł.

Przy usługach mechanizm jest identyczny, choć koszt zmienny trzeba zdefiniować inaczej. Dla agencji marketingowej może nim być praca freelancera kupowana wyłącznie do konkretnego projektu. Dla firmy transportowej – paliwo, opłaty drogowe i część kosztów kierowcy zależna od wykonania zlecenia. W gastronomii będą to przede wszystkim surowce i opakowania. W e-commerce również prowizje Allegro, Amazon, operatora płatności czy koszty wysyłki pokrywane przez sprzedawcę.

Największy problem zaczyna się wtedy, gdy księgowość klasyfikuje koszt poprawnie podatkowo, ale niewłaściwie z punktu widzenia zarządzania. Próg rentowności jest narzędziem menedżerskim, dlatego koszt trzeba przypisać według jego rzeczywistego zachowania, a nie tylko miejsca w księdze.

Koszty stałe i zmienne – tutaj najczęściej psuje się całe wyliczenie

Koszt stały to wydatek, który w analizowanym zakresie nie zmienia się bezpośrednio wraz z liczbą sprzedanych produktów lub usług.

Typowe koszty stałe to między innymi:

• czynsz za biuro lub magazyn,

• abonament za oprogramowanie,

• podstawowe wynagrodzenia pracowników,

• obsługa księgowa,

• rata leasingowa,

• ubezpieczenia,

• stały abonament telefoniczny i internetowy,

• wynagrodzenie zarządu,

• część wydatków marketingowych ustalona jako stały miesięczny budżet.

Koszty zmienne rosną natomiast razem ze sprzedażą. Przykładowo sklep internetowy sprzedający produkt za 150 zł netto może mieć przy każdej transakcji:

• 60 zł kosztu zakupu towaru,

• 4 zł opakowania,

• 8 zł dopłaty do wysyłki,

• 3 zł prowizji operatora płatności,

• 15 zł prowizji marketplace’u.

Łączny koszt zmienny wynosi wtedy 90 zł, a marża pokrycia 60 zł.

Przy 20 tys. zł miesięcznych kosztów stałych próg rentowności wyniesie:

20 000 zł / 60 zł = 333,33

Nie da się sprzedać jednej trzeciej produktu, dlatego firma musi sprzedać co najmniej 334 sztuki.

Minimalny przychód netto wynosi wtedy:

334 × 150 zł = 50 100 zł

Dopiero od tego poziomu model zaczyna wychodzić ponad zero.

Trzeba jednak uważać na koszty półzmienne i skokowe. To element, który w prostych kalkulatorach BEP zwykle wygląda niewinnie, a w realnej firmie potrafi całkowicie zmienić wynik.

Magazyn może kosztować 8 tys. zł miesięcznie do momentu, kiedy sprzedaż przekroczy jego pojemność. Przy dalszym wzroście konieczne staje się wynajęcie drugiej powierzchni i koszt nagle rośnie np. do 14 tys. zł. Podobnie działa zatrudnienie. Jeden pracownik może obsłużyć 300 zamówień dziennie, ale przy 400 zamówieniach firma potrzebuje już dwóch osób.

Wtedy próg rentowności nie jest jedną linią. Trzeba policzyć go ponownie dla kolejnego zakresu działalności.

Osobno warto potraktować wynagrodzenie właściciela. Firma może księgowo wychodzić na plus, a ekonomicznie nadal być słabym biznesem, jeśli właściciel pracuje 200 godzin miesięcznie praktycznie za darmo. Jeżeli przedsiębiorca chce wypłacać sobie np. 10 tys. zł miesięcznie za pracę operacyjną, sensownie jest uwzględnić tę kwotę w analizie kosztów, nawet jeśli jej księgowe rozliczenie zależy od formy prawnej firmy.

Kolejna rzecz to sezonowość. Roczne koszty stałe podzielone mechanicznie przez 12 mogą dać fałszywy obraz firmie, która większość obrotu osiąga przez cztery miesiące. Sklep z dekoracjami świątecznymi, firma produkująca lody czy obiekt turystyczny powinny liczyć rentowność również miesiąc po miesiącu oraz sezon po sezonie.

Inaczej można mieć rentowny rok na papierze i jednocześnie brak gotówki w marcu.

Jak obniżyć minimalną sprzedaż bez bezmyślnego cięcia kosztów

Po policzeniu progu rentowności pojawia się ważniejsze pytanie: jak go przesunąć?

Są trzy podstawowe dźwignie:

1. Podniesienie ceny.

Załóżmy ponownie:

• cena netto: 200 zł,

• koszt zmienny: 120 zł,

• koszty stałe: 24 000 zł.

Próg wynosi 300 sztuk.

Jeżeli cena wzrośnie do 220 zł, a koszt zmienny pozostanie na poziomie 120 zł, marża pokrycia wzrośnie z 80 do 100 zł.

Nowy próg:

24 000 zł / 100 zł = 240 sztuk

Podwyżka ceny o 10% obniżyła wymaganą liczbę transakcji aż o 20%.

Nie oznacza to oczywiście, że każda firma powinna automatycznie podnieść ceny. Jeżeli po podwyżce popyt spadnie z 300 do 190 sztuk, wynik będzie gorszy. Dlatego cenę trzeba analizować razem z elastycznością popytu, ofertą konkurencji oraz wartością, którą klient rzeczywiście otrzymuje.

2. Obniżenie kosztu zmiennego.

Przy cenie 200 zł obniżenie jednostkowego kosztu ze 120 do 110 zł zwiększa marżę pokrycia do 90 zł.

24 000 zł / 90 zł = 266,67

Firma potrzebuje więc minimum 267 transakcji, zamiast 300.

W praktyce takie oszczędności często da się znaleźć w kosztach zakupu, opakowaniach, logistyce, prowizjach sprzedażowych czy metodach płatności. Nie należy jednak optymalizować kosztów w ciemno. Tańsze opakowanie, które zwiększa liczbę uszkodzonych przesyłek, może finalnie podnieść koszt obsługi zamówienia zamiast go obniżyć.

3. Obniżenie kosztów stałych.

Jeśli koszty stałe spadną z 24 tys. do 20 tys. zł przy marży pokrycia 80 zł:

20 000 zł / 80 zł = 250 sztuk

To o 50 transakcji mniej miesięcznie.

Cięcie kosztów stałych ma jednak granicę. Rezygnacja z narzędzia za 500 zł miesięcznie wygląda dobrze w Excelu, dopóki pracownicy nie zaczynają wykonywać ręcznie pracy wartej kilka tysięcy złotych. Podobnie z marketingiem: ograniczenie wydatków reklamowych może poprawić kosztową stronę równania, ale jednocześnie obniżyć sprzedaż poniżej nowego progu rentowności.

W firmie wieloproduktowej trzeba pójść krok dalej i policzyć marżę pokrycia dla poszczególnych produktów lub kategorii. Sam przychód bywa tu wyjątkowo mylący.

Przykład:

Produkt A:

• cena: 100 zł,

• koszt zmienny: 40 zł,

• marża pokrycia: 60 zł.

Produkt B:

• cena: 300 zł,

• koszt zmienny: 270 zł,

• marża pokrycia: 30 zł.

Sprzedaż produktu B tworzy trzykrotnie większy obrót, ale dostarcza firmie tylko połowę marży pokrycia produktu A. Jeśli zespół sprzedażowy jest premiowany wyłącznie od wartości obrotu, może być wręcz motywowany do sprzedawania mniej rentownego asortymentu.

Dlatego po podstawowym BEP warto policzyć wskaźnik marży pokrycia:

wskaźnik marży pokrycia = marża pokrycia / przychód netto

Jeżeli firma osiąga 100 tys. zł przychodu netto, koszty zmienne wynoszą 60 tys. zł, a marża pokrycia 40 tys. zł, wskaźnik wynosi:

40 000 / 100 000 = 40%

Przy kosztach stałych 30 tys. zł próg sprzedaży wartościowej można wyliczyć bez liczenia sztuk:

30 000 zł / 40% = 75 000 zł

Firma potrzebuje więc około 75 tys. zł miesięcznej sprzedaży netto, o ile utrzymuje tę samą strukturę produktów i ten sam poziom marży.

To ostatnie zastrzeżenie jest istotne. Gdy udział produktów niskomarżowych rośnie, próg rentowności również idzie w górę, nawet jeśli sam obrót wygląda coraz lepiej.

W praktyce właśnie miks sprzedaży jest jednym z najczęściej pomijanych elementów. Firma potrafi zwiększyć przychód o 20% i jednocześnie pogorszyć wynik, ponieważ wzrost pochodzi z produktu o dużo słabszej marży.

Do samego progu warto więc dołożyć margines bezpieczeństwa. Jeśli próg wynosi 75 tys. zł, a firma sprzedaje za 80 tys. zł, zapas to tylko 5 tys. zł. Jeden słabszy tydzień może zepchnąć wynik pod kreskę.

Przy sprzedaży 120 tys. zł zapas wynosi już 45 tys. zł. Taki biznes ma znacznie większą odporność na zwroty, sezonowe spadki czy niespodziewany wzrost kosztów.

Dodatkowe informacje na: https://instagram.com/hdbizne

FAQ – najczęstsze pytania o próg rentowności

Czy próg rentowności liczy się od sprzedaży netto czy brutto?
W typowej analizie firmy będącej czynnym podatnikiem VAT stosuje się wartości netto. VAT należny nie jest przychodem przedsiębiorstwa. Trzeba jednak zachować spójność: przychody i koszty w całym modelu powinny być ujęte według tej samej logiki podatkowej.

Czy wynagrodzenie właściciela powinno znaleźć się w kosztach stałych?
Do analizy ekonomicznej zwykle tak, jeżeli właściciel regularnie pracuje w przedsiębiorstwie. Pominięcie jego pracy może stworzyć fikcyjny zysk. Firma generująca 8 tys. zł miesięcznej nadwyżki po 200 godzinach pracy właściciela nie daje takiego samego wyniku ekonomicznego jak biznes osiągający tę kwotę bez jego stałego zaangażowania.

Czy próg rentowności oznacza również dodatni przepływ gotówki?
Nie. Rentowność i płynność finansowa to dwie różne rzeczy. Firma może księgowo zarabiać, ale mieć problemy z gotówką, jeśli klienci płacą po 60 dniach, a dostawcom trzeba zapłacić w ciągu 14 dni. BEP trzeba więc analizować razem z cash flow.

Czy do kosztów zmiennych wliczać reklamę?
Zależy od modelu. Stały miesięczny budżet reklamowy można traktować jak koszt stały. Jeżeli natomiast koszt pozyskania klienta rośnie bezpośrednio wraz z liczbą zamówień i można go wiarygodnie przypisać do sprzedaży, przy analizie jednostkowej sensowne jest potraktowanie go jako kosztu zależnego od sprzedaży.

Jak policzyć próg rentowności w firmie usługowej?
Najpierw trzeba określić jednostkę sprzedaży: godzinę pracy, wizytę, abonament albo projekt. Następnie od ceny netto odejmuje się koszt bezpośrednio potrzebny do realizacji tej jednostki. Jeśli kancelaria sprzedaje godzinę pracy za 400 zł, a bezpośredni koszt jej wykonania wynosi 160 zł, marża pokrycia to 240 zł. Przy 48 tys. zł kosztów stałych potrzeba 200 rozliczonych godzin miesięcznie, aby dojść do zera.

Jak często aktualizować próg rentowności?
W stabilnej firmie minimum raz w miesiącu przy zamknięciu wyników. Po zmianie cennika, wynagrodzeń, czynszu, kosztów dostaw, prowizji marketplace’u albo struktury produktów kalkulację trzeba wykonać ponownie od razu. Stary BEP po istotnej zmianie kosztów przestaje być narzędziem decyzyjnym.

Czy przekroczenie progu rentowności oznacza, że firma jest bezpieczna?
Nie. Sprzedaż zaledwie 2–5% powyżej BEP daje bardzo mały margines bezpieczeństwa. Zwrot większego zamówienia, awaria, absencja pracownika albo wzrost kosztów zakupu może szybko sprowadzić wynik poniżej zera. Dobrze zarządzana firma patrzy nie tylko na sam próg, lecz również na wielkość nadwyżki nad nim.

Pierwszym krokiem nie powinno być więc zwiększanie sprzedaży. Najpierw wyciągnij rzeczywiste koszty stałe z ostatnich trzech miesięcy, policz pełny koszt zmienny jednej transakcji i sprawdź marżę pokrycia dla produktów odpowiadających za większość przychodów. Dopiero z tych danych wylicz BEP. Jeżeli dziś zarządzasz firmą na podstawie samego obrotu, właśnie ten błąd trzeba usunąć w pierwszej kolejności.